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印鑑証明書を提出する際に期限を設定される理由とは

住宅や車などの高額な商品を購入する時や、賃貸契約を結ぶ時に提出を求められる公的書類のうちのひとつに、印鑑証明書があります。

印鑑証明書を提出するには、まず、居住地の役所で印鑑登録をする必要があります。
では、印鑑登録をする意味とは、どんなものがあるのでしょうか。

契約時の印鑑とは、これは契約者本人が契約書のすべての事項について納得し、契約する意思を表明したことを対外的に証明する意味を持ちます。

海外で言うところの自筆サインと同様です。
ただ、印鑑は契約者本人以外の人が押印することも可能ですよね。

ですので、契約時の印鑑は市販されている認め印ではなく、個人を識別することが出来る実印を用いるのが普通です。

そして、その実印を役所に登録する際には身分証明書などで本人であることに相違ないと確認してもらったうえで印鑑登録をします。

そうすると押印された印鑑が契約者本人のものである、という公的な証明を得ることになるわけです。

ただし、いくら印鑑登録をしても実印を紛失したり盗難の被害に遭うこともありますよね。
実印は自分の重要な財産でもありますから、管理は厳重に行わなくてはいけません。

もし、印鑑登録した実印を紛失したり盗難の被害にあった場合は、すぐに役所で印鑑登録廃止の手続きをしましょう。

実際の契約の際に、印鑑証明書の提出を求められたとき、発行から3か月以内など期限が設けられていることがほとんどです。
しかし、印鑑証明書そのものに有効期限は設定されていません。

それなのに、なぜ期限が設けられているのでしょうか。

その大きな理由としては、登録されている印鑑が引き続き使用されている印鑑なのかを確認するためです。

例えば、印鑑証明書の発行から10年も経過していた場合、登録されている印鑑がもうすでに使われていないのでは、と受け取る側は危惧するわけです。

使われていない印鑑で契約書を交わした場合、その契約は無効になる可能性が出てきます。
そのリスクを避けるために、発行からの期限を設けているわけですね。

印鑑証明書を取得するためには、居住地の役所に印鑑登録をしておく必要があります。

印鑑登録をしていない場合は、印鑑登録と同時に印鑑証明書を発行してもらえますので、二度手間になることはありません。
登録できない印鑑も中にはあります。

例えば、1辺が8mm四方の中に収まるような小さすぎる印鑑、あるいは、1辺が25mm四方の中に収まらない大きすぎる印鑑、本人であると証明できない、図や絵が彫られていたり、氏名、あるいは名を表さない文字が彫ってある印鑑、既に印鑑登録している家族の印鑑と、非常に似ている印鑑などです。

具体的にどのような印鑑が登録できないのかは、ケースバイケースですので、登録する際に、上述した印鑑に該当するかもしれない、という場合は、役所の窓口で確認しましょう。

契約時に印鑑証明書の発行からの期限を設けるならば、役所の方で有効期限を決めればいいのではないか、と考えるかもしれませんね。

そもそも、印鑑証明に有効期限が設定されていないことに驚かれた方もいるのではないでしょうか。

大きな金額が関わる契約というのは、とんとん拍子に進まないこともあります。
特に企業対企業の取引になる場合は、数年単位になることもあります。

契約や途中で中断して、数年後に時期がきたら再開するということも珍しくありません。
実際の取引では、期限を設定して進められることはほとんどありません。

契約を成立させることが最優先事項で、いつまでに、というのはそこまで重要ではないこともあります。

そのため、公的な期間が印鑑証明書の有効期限を設定することは、実際のビジネスの実態には則していない面があるのです。

契約の途中で印鑑証明の有効期限が切れたからといって、いちいち印鑑を登録しなおしていたのでは、時間も手間もかかりますよね。
そういったことを避けるためにも、印鑑証明書には有効期限が設定されていないのです。

それに居住する自治体が変わった場合には、印鑑登録は無効になってしまうため、一度印鑑登録をすれば半永久的に使用できるというわけでもありません。

国が一元管理しているわけではないので、そのあたりがセーフティネットになっているとも言えますね。

戸建やマンションを買うなどして、長く将来に渡って一つの自治体からは転出しないことが決まった場合、印鑑登録証および印鑑証明書、それに実印の管理は厳重に行ってください。